Storia archivistica: Durante il Concilio di Trento conclusosi nel 1563 si stabilì, tra l'altro, la tenuta di registri in cui annotare i battesimi, le morti ed i matrimoni; in ogni parrocchia si dovevano quindi registrare i residenti nel territorio di competenza (Stato delle anime) e disporre dei registri in merito alle nascite, matrimoni e morti, costituendo così una sorta di antica anagrafe. Questo sistema era già in uso, ma in maniera frammentaria e, in assenza di istruzioni generali, solo per iniziativa personale dei parroci; il Rituale romano emanato nel 1614 stabilì un formulario da adottare per disciplinare i dati anagrafici da registrare e tentare di dare uniformità al sistema. Per vigilare sulla tenuta dei libri, periodicamente venivano inviati nelle parrocchie dei Visitatori Apostolici che effettuavano un controllo sottoscrivendo di proprio pugno negli stessi registri, con un breve verbale, le risultanze della verifica effettuata.
La presenza dei registri parrocchiali negli archivi comunali dell'Umbria è dovuta al decreto n. 111 del 31 ottobre 1860 del Regio Commissario generale straordinario per le province dell'Umbria G. Pepoli che stabiliva la loro requisizione per l'istituzione dell'Ufficio di Stato Civile in ogni comune. Considerato che fino ad allora, tranne che nel periodo del dominio napoleonico 1809-1814, tali registrazioni erano esclusivo appannaggio dei parroci, il marchese Gioacchino Napoleone Pepoli ne ordinò la consegna ai comuni di appartenenza entro il termine perentorio di otto giorni al fine di avviare l'attività dei nuovi uffici comunali.
L'operazione richiese più tempo del previsto per la ritrosia dei parroci ad ottemperare all'ingiunzione, ma gradualmente la documentazione affluì presso l'ufficio comunale di appartenenza che sulla base dei dati contenuti nei registri, istituì l'anagrafe e lo stato civile dei cittadini del nuovo regno. Non è infrequente comunque trovare ancora oggi in qualche parrocchia, o presso gli archivi diocesani, alcuni registri sfuggiti alla consegna.
L'insieme dei registri parrocchiali costituisce per l'archivio storico comunale, un fondo archivistico acquisito.
Per un approfondimento sulle chiese urbane ed extraurbane della città, si veda: Emilio Lucci, La topografia di Amelia medievale, in "Amelia e i suoi statuti medievali, atti della giornata di studio Amelia 15 marzo 2001", AA.VV., Quaderni del Centro per il collegamento degli studi medievali e umanistici in Umbria n. 43, Fondazione Centro Italiano Studi sull'Alto Medioevo, Spoleto 2004.
I registri hanno subito nei secoli varie manipolazioni, sia per motivi storici (soppressioni o accorpamenti delle parrocchie) che in conseguenza dei riordini operati da chi nel tempo ne ha avuto la cura. Inoltre, poiché un parroco era rettore di più chiese, alcuni registri presentano atti relativi a due/tre parrocchie.
Contenuto: L'archivio è costituito da 180 registri suddivisi in serie corrispondenti a: 4 parrocchie della città di Amelia (Santa Firmina, Santa Lucia, Santa Maria di Porta, Santa Maria dell'Olmo) e le parrocchie di Porchiano, Fornole, Macchie, Sambucetole, Monte Campano, Foce, Collicello e Santa Maria in Monticelli.
Per la legatura di alcuni registri sono state riutilizzate carte pergamenacee tratte da antichi codici, in particolare:
le coperte dei registri nn. 4 e 6 sono tratte da antichi corali;
la coperta del registro n. 33 è tratta da un antico codice giuridico.
le coperte dei registri nn.55 e 69 sono tratte da antichi catasti, per il n. 93 ascrivibile al sec. XV. Poichè si tratta di due registri provenienti dalla stessa parrocchia e dello stesso periodo, si ipotizza la stessa datazione anche per il n. 55.
La maggior parte delle rubriche presenti nei registri sono state redatte alla fine dell'800.
Criteri di ordinamento:
Per motivi pratici, per quanto riguarda la città di Amelia, nel presente intervento si è tenuto conto della ripartizione del territorio tra parrocchie nel corso dell'800, prima della consegna dei registri all'amministrazione comunale: Santa Firmina, Santa Maria di Porta, Santa Maria dell'Olmo, Santa Lucia.
In primis sono state inventariate le unità delle parrocchie cittadine, rispettando una sequenza cronologica delle stesse; seguono, con lo stesso criterio, le parrocchie delle comunità limitrofe.
I registri dei battesimi, per quello che riguarda Amelia, sono compresi nella parrocchia di Santa Firmina, in quanto sede della fonte battesimale della città.
Tutte le serie sono ripartite in sottoserie disposte in ordine logico, mentre le unità che le compongono sono ordinate cronologicamente.
