Storia archivistica: Tra le prime notizie rinvenute in merito alla gestione dell'archivio comunale, c'è quella che si legge nel registro n. 85 della serie Riformanze, dove il terzo ordine del giorno nel consiglio generale del 3 -2 - 1540 era "Ordo super scripturis Archyvii"; si verbalizzò la richiesta di ser Ludovicus Naccius, e altri senatori, in merito a un sostegno per provvedere alla custodia e alla manutenzione delle scritture dell'archivio esistente. Si decise così che queste dovevano essere conservate in una capsa (cassa) robusta e duratura con tre serrature, e quindi tre chiavi, di cui una fosse sempre affidata agli Anziani, una custodita dai frati Agostiniani e una terza dai frati di S. Francesco. La proposta fu approvata senza osservazioni da parte di alcuno.
Circa un secolo dopo l'archivio si trovava presso la chiesa di S. Firmina, la cattedrale della città; i documenti originali venivano riposti in cassette di legno e mantenute in "sacchette" contrassegnate da una lettera dell'alfabeto. L'informazione è tratta da due note a margine presenti nella c. 1 del registro copialettere n. 427, che informa sulla collocazione di alcune lettere originali nel 1634. Qualche anno dopo, esattamente nel 1638, fu compilato un inventario delle scritture presenti in archivio, aggiornato senza regolare continuità fino al 1704, in occasione dei passaggi di consegna tra amministratori e ufficiali della comunità; gli elenchi, variamente esaustivi, sono rilegati nel volume n. 213 della serie Raccolta di atti notevoli della comunità. Già in quel periodo era evidente la lacuna cronologica, compresa tra il 1331 e il 1387, tra i registri delle Riformanze. Successivamente, nel corso della visita ispettiva dell'incaricato dalla S. Congregazione del Buon Governo nel 1758, fu rilevato, tra le altre cose, la cattiva tenuta dell'archivio segreto della Comunità; carte diverse, pergamene e brevi erano custoditi alla rinfusa, senza alcun ordine o indicazioni dentro a dei forzieri, mentre tutti i libri pubblici, documenti e processi erano sparsi a terra nel completo disordine, in una soffitta dal cui tetto penetrava acqua piovana. Alcuni dei registri, in passato, erano stati dispersi per incuria; fu allora stabilito che al riordino dovesse assistere anche il Governatore, visto che una discreta quantità di registri afferivano alla cancelleria giudiziaria. Si diedero quindi delle disposizioni per la gestione dell'archivio, cominciando dall'elezione di due deputati che riordinassero la documentazione secondo precise indicazioni, collocandola in locali idonei. Da queste istruzioni scaturì l'inventario dell'archivio redatto nel 1766 (vedi vol. n. 213, Raccolta di atti notevoli della comunità).
Nel 1795, nel corso di una successiva visita apostolica, si verbalizzò che nella segreteria del palazzo comunale erano tenuti i documenti di uso corrente ed altri non meglio indicati libri e registri di rilevante interesse risalenti a 4 - 5 secoli indietro (vedi reg. n. 229, cc. 89-91, Visite ispettive..), accatastati in modo casuale e deteriorati dal tempo e dall'umidità. Gli angusti spazi non consentivano una collocazione migliore, né esisteva più un inventario aggiornato, tanto che si ipotizzava fossero state operate in passato diverse dispersioni, dovute a incuria o sottrazione. Le lettere dei Superiori furono trovate, oltre che nei registri dedicati, anche in quelli dei Consigli e "altrove"; si ritenne quindi doveroso procedere alla rilegatura di alcuni libri e a riunire in filza le carte sciolte, indicandone la cronologia e la materia. Anche in questo caso si rilevò la necessità di un inventario.
Nella stessa relazione si osservava la problematica degli spazi ridotti nel palazzo comunale, dove, per ampliare la cancelleria, si sottrasse spazio alla segreteria e alla Magistratura, tanto da disporre di una sola stanza che doveva nello stesso tempo servire per il ricevimento dei Superiori, per i Consigli e per il Segretario. Accanto alla segreteria vi era un ampio vano che costituiva il vecchio teatro e di cui erano rimaste solo le mura esterne, prive di travi di collegamento o di altro tipo di legame. Venne suggerito, effettuando opportuni lavori di muratura, di utilizzare quello spazio per procedere a un ampliamento della segreteria e, di conseguenza, ottenere una migliore collocazione dell'archivio. L'iter amministrativo per giungere all'effettuazione dei lavori necessari fu iniziato nel 1796, con l'autorizzazione per poter eseguire la perizia e il progetto da depositare presso la Congregazione per il nullaosta ma, per "sopravvenute passate vicende rimase tutto sospeso" (come si legge in una memoria del 1809 nel carteggio, b. 274) si protrasse fino al 1809, quando furono a disposizione dei fondi per giungere ad un risultato ottimale. Il processo si interruppe di nuovo, probabilmente a causa del cambio di regime (non esiste documentazione del periodo napoleonico). Nel 1817, il 28 aprile, un settore dell'edificio sprofondò nelle sottostanti cisterne, assieme a una parte dell'archivio. Un secondo crollo meno importante, dovuto all'implosione di alcune mura superstiti, si verificò il primo giorno di marzo del 1819; il primo degli eventi provocò la distruzione di una parte della documentazione archivistica (che restò nelle acque delle cisterne) e tra questa, vista la totale assenza, sicuramente si trovavano tutte le filze, tutto il carteggio precedente al 1814 e probabilmente buona parte dell'archivio giudiziario; del carteggio comunale resta una piccola parte residuale ora raccolta nella prima busta della serie Carteggio. Subito dopo il disastro, la segreteria e i documenti furono trasferiti in uno degli appartamenti del piano superiore di palazzo Pontici (già Anchise Cansacchi), situato nella stessa piazza. Nella seduta del 12-8-1819 il Consiglio espresse parere favorevole all'acquisto del palazzo di proprietà del conte Filippo Pontici, individuato come il più idoneo ad essere adibito a residenza comunale e come soluzione economicamente più favorevole rispetto al recupero dell'immobile crollato. Nell'edificio fu collocata anche la cancelleria civile e penale, quella dei catasti, l'archivio comunale e quello notarile.
La documentazione della comunità trovò quindi una stabile collocazione presso il municipio, fino al 2007, quando la parte più antica dell'archivio fu trasferita nell'attuale sede di palazzo Boccarini, polo culturale che ospita anche la biblioteca e il museo. Nel 2011 fu operato un ulteriore spostamento degli atti d'archivio postunitari, dalla sede municipale all'ala dedicata dell'ex convitto Boccarini, operazione ripetuta nel 2021 fino a completamento. Prima dell'attuale lavoro di riordino e inventariazione realizzato a stralci negli ultimi 10 anni, l'unico elenco di consistenza contemporaneo del materiale preunitario risaliva alla prima metà degli anni '60.
Le unità sono conservate in quattro locali, di cui uno soppalcato, dotati di armadi e scaffalature metalliche e degli impianti previsti dalle normative di sicurezza vigenti. L'archivio è aperto al pubblico, previa autorizzazione del dirigente comunale.
Contenuto: La parte preunitaria dell'archivio del Comune di Amelia è costituita dai seguenti 9 fondi per un totale di 895 unità: Comunità di Amelia, Comunità di Foce, Comunità di Monte Campano, Comunità di Collicello, Comunità di Sambucetole, Comunità di Fornole, Comunità di Macchie, Libri delle parrocchie del territorio di Amelia, Luoghi pii e congregazioni di Amelia.
Criteri di ordinamento:
Dopo una preliminare e necessaria separazione del materiale in atti precedenti e in atti posteriori al 1860 si è proceduto alla schedatura di tutte le unità archivistiche riconducendole ai rispettivi fondi, sezioni e serie di provenienza, che seguono un ordine logico. Per alcune serie, sono state individuate anche sottoserie e sottosottoserie. Al loro interno dei vari livelli descrittivi le unità sono state disposte in ordine cronologico. Dove rinvenute, sono state riportate le precedenti segnature, a volte doppie, di cui una corrispondente a un elenco di consistenza redatto nella prima metà degli anni '60 e l'altra più antica, posta tra parentesi, per la quale non è stato trovato nessun riscontro.
La successione dei fondi è in ordine cronologico.
Redazione e revisione:
Pennoni, Laura, 25/10/2021, riordino e schedatura / Mezzasoma, Alberto, 01/01/2018, Riordino inventariazione
